Organiser un événement professionnel peut être source d’appréhension car l’enjeu est de taille : il s’agit d’un outil de communication puissant qui va refléter l’image de votre entreprise. Il est donc important d’offrir un événement de qualité à vos collaborateurs et/ou clients afin de leur laisser une empreinte positive. Les questionnements sont alors multiples : comment générer de l’intérêt autour de mon événement ? comment faire passer le bon message ? comment se démarquer des autres événements ? Etc… Dans cet article, nous allons vous révéler 4 facteurs clés du succès pour votre événement professionnel.
Élaborer une stratégie
Votre événement doit servir votre stratégie d’entreprise : il est un outil de votre communication à part entière. Avant de s’occuper de l’aspect plus logistique, il est primordial de déterminer quel est l’objectif que vous souhaitez atteindre : présenter un nouveau produit, fidéliser votre clientèle, remercier vos associés, promouvoir votre marque… En fonction de votre objectif, va découler votre cible. Il est également important de l’analyser afin de déterminer ses caractéristiques et ses comportements. En analysant votre cible, vous saurez comment vous adresser à celle-ci et comment lui faire passer le bon message. Votre stratégie est le fondement de votre événement. Il est impératif de passer par cette étape avant toutes les autres car elle fera office de fil rouge tout au long de l’élaboration de votre événement. Une stratégie bien élaborée en amont est un des facteurs clés de succès pour la réalisation de votre projet et vous aidera à ne pas vous égarer ni vous éloigner de vos objectifs.
Appliquer les bonnes méthodes
Afin de bien structurer votre projet, vous devez rédiger un cahier des charges. Ce document vous permettra d’avoir une base solide sur laquelle fonder votre projet. Il permet de formaliser les besoins, les objectifs, les contraintes, les fonctionnalités attendues, les délais ainsi que le budget prévisionnel. Il est également primordial de faire un rétroplanning afin d’être sûre de n’oublier aucune étape et de respecter les délais. Concernant la date de l’événement, il est important de bien la choisir afin d’optimiser vos chances que votre cible soit disponible. Ainsi, le mardi et le jeudi sont plus propices à l’organisation d’événements professionnels. Enfin, à la suite de votre événement, il est important de faire un bilan général sur les points positifs et les axes à améliorer. Le déroulé, le choix des prestataires, les animations… Faire le point sur votre événement vous permettra d’être encore plus performant sur l’organisation du suivant. Vous pouvez également recueillir des feedbacks auprès de vos invités à l’aide de formulaires que vous pouvez facilement créer via gravity form ou google form. Avoir le retour de vos invités vous permettra de faire une analyse plus objective et plus approfondie.
Faire preuve de créativité
Votre cible a déjà et va certainement assister à de multiples événements dans sa vie. La créativité est donc un des facteurs clés de succès car elle vous permettra de vous différencier des autres et de marquer l’esprit de vos convives. Le choix d’un lieu atypique, une scénographie spectaculaire, une animation conviviale et fédératrice, une communication originale, l’intervention d’un guest surprise… Les options sont multiples pour apporter de la créativité et de l’originalité à votre événement. En événementiel, on recherche toujours l’effet « whaou » qui, comme son nom l’indique, doit générer une réaction d’émerveillement de la part du participant. À vous de trouver le vôtre, le petit plus qui rendra votre événement unique et mémorable. Trouver l’idée qui fera la différence n’est pas toujours simple. C’est la raison pour laquelle les professionnels de l’événementiel suivent activement l’actualité du secteur afin de se tenir informé des dernières tendances et nouveautés. Ainsi, l’idée n’est pas nécessairement de trouver un concept inédit mais plutôt de s’inspirer et reprendre certains concepts pour les réinventer et les adapter à l’identité et au concept du client. Ne négligez pas le digital ! De plus en plus développé ces dernières années et particulièrement avec la crise sanitaire, les innovations vont bon train dans le domaine et les possibilités sont infinies. Vous pouvez ainsi parfaitement créer un événement original et fédérateur en digital ou en phygital.
S'entourer d'experts
Réaliser un événement n’est pas chose aisée. Le projet est vaste et requiert de toucher à de nombreux domaines qu’on ne maîtrise pas forcément : la technique, la restauration, la scénographie… C’est pourquoi il est primordial de s’entourer de professionnels du secteur pour réussir votre événement. À Destination Paris Bercy, les équipes de nos 12 lieux de réception sont là pour vous conseiller et vous accompagner tout au long de la réalisation de votre projet. Hôtels, restaurants, établissements mythiques, salles de réception équipées pour vos événements en digital, lieux atypiques… Nous avons forcément le lieu qu’il vous faut. Nos équipes d’experts n’attendent que vous !
Vous êtes à la recherche du lieu idéal pour réaliser votre prochain événement ? Contactez-vous et recevez gratuitement des propositions de devis !
Pour plus d’informations : contact@destinationparisbercy.com / 06 58 57 96 83
Anaëlle Mathieu
Chargée de mission - Destination Paris Bercy