Dans cet article nous vous expliquons, en tant qu’experts de l’événementiel, nos conseils d’experts pour organiser un événement professionnel. La définition des objectifs de l’événement, le choix du lieu, la gestion du budget et la communication seront abordés pour l’organiser.
Commençons par citer les différents objectifs pour vous donner une méthodologie structurée dans l’élaboration de votre projet.
La définition des objectifs de l’événement
En organisant un événement vous pouvez répondre à un ou plusieurs objectifs professionnels que vous vous êtes fixés.
- Marketing et notoriété
En termes d’objectifs marketing, un événement réussi renforcera votre marque et son image interne et externe. Rassembler un public afin de promouvoir un nouveau produit ou service est une façon mémorable et impressionnante de gagner en notoriété et en crédibilité.
– Renforcement de la marque et fidélisation
– Génération de leads
– Promotion et marketing des produits ou services
– Réseautage et marque employeur améliorée
- Ressources humaines et internes
Ces expériences sont également appréciées par vos employés, vos collaborateurs et votre public. Offrir une journée qui sort de l’ordinaire à votre cible agrandira le réseau que vous souhaitez tisser autour de vous, des relations humaines solides et de confiance se nouent au sein de votre entreprise et dans vos alentours.
Côté employés, participer à des activités ludiques et valorisantes augmentera leur fidélité et leur bien-être au travail. Leur permettre de s’épanouir dans leur vie professionnelle jouera un impact positif sur leur productivité. Votre image marque employeur véhiculée n’en sera qu’améliorée et de nouveaux talents souhaiteront vous rejoindre.
Cela vaut de même pour vos clients ! Par ailleurs, si vous voulez les séduire à long terme, une expérience organisée à leur égard vaut mieux que des dizaines de mails courtois.
– Renforcement de l’esprit d’équipe
– Recrutement
– Formation et développement professionnel
Le choix du lieu pour l’organisation de votre événement
En fonction de l’événement et du nombre d’invités, choisir correctement le lieu est un impératif.
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Pour des séminaires (50 personnes) réunions et les séjours ;
Nous vous conseillons des salles de réunion dans des hôtels. Chaque hôtel est un lieu de réception avec sa propre identité qui doit correspondre avec le positionnement de votre événement.
Avec moins d’une vingtaine de convives, la salle de l’Appart hotel Adagio Paris Bercy Village saura vous entraîner dans une atmosphère conviviale et cosy. Séjourner à l’Adagio est une expérience originale car il s’agit d’appart’hôtel, à partager, ou non, avec vos meilleurs collègues !
Au Le Campanile Paris Bercy Village, des groupes plus grands peuvent être accueillis, entre 20 et 80 personnes. Tout cela dans un cadre professionnel, moderne et écologique puisque l’établissement possède le label clef verte. D’ailleurs, si vous y séjournez, vous pourrez même profiter de leur salle de sport !
L’Ibis Styles Paris Bercy est populaire pour sa proximité avec l’Accor Arena ainsi que pour sa décoration Street Art impressionnante. Tous les recoins sont décorés, de l’entrée jusqu’aux salles de réunion. Ces dernières peuvent accueillir 12 à 80 personnes.
Si vous cherchez l’élégance et le lifestyle à la parisienne, le Pullman Paris Centre-Bercy est l’endroit idéal. L’hôtel propose des salles de réunion intimistes.
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Les conventions et congrès (à partir de 80 personnes)
Pour des événements professionnels de plus grande ampleur, comme des conventions, plusieurs lieux sont à disposition à Paris Bercy :
Les Salons de l’Aveyron vous proposent 1 300m^2 d’espaces, soit un maximum de 900 personnes en format cocktail, et 800 en format théâtre. Ils ont également des services de qualité comme un service de restauration événementielle concocté par des chefs traiteurs et une prestation technique adaptée à vos projets. Le lieu accueille aussi des soirées, avec de la musique et une réception de qualité.
Si vous souhaitez un lieu particulier pour vos événements MICE, l’UGC Ciné Cité Bercy est fait pour vous. Avez-vous déjà pensé à diffuser votre film d’entreprise dans une vraie salle de cinéma ? Ou bien à organiser une conférence grâce à l’architecture en amphithéâtre ? C’est tout à fait possible !
Les Pavillons de Bercy ouvriront leurs portes pour vous offrir un événement féerique grâce à la magie des collections qui ornent les lieux. Vous avez le choix de réserver une à quatre salles, toutes avec des particularités époustouflantes.
Les salles de réunion du Pullman Paris Bercy sont modulables, elles peuvent accueillir 80 à 420 personnes, cette fois dans une ampleur impressionnante.
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Le team-building
Les idées d’activités de team-building sont aussi nombreuses que variées, vous pouvez louer des séances dans des lieux de loisirs ou bien réserver des prestations pour proposer à votre cible des ateliers.
Bercy Village dispose de lieux de loisirs, prêts à accueillir votre équipe selon vos envies. Cependant, vous pouvez également réserver un espace parmi tous nos membres et y accueillir l’activité d’un prestataire extérieur !
La gestion du budget, des conseils qui valent de l’or
Afin d’éviter toute dépense inutile, la gestion du budget est une étape cruciale. Nous vous proposons de faire une étude de marché et une évaluation des ressources disponibles.
Dans votre étude de marché, vous pouvez comparer différents points de votre événement :
- Les lieux;
- Les fournisseurs;
- Les activités;
- Les artistes.
À côté de cela, faites une évaluation des ressources disponibles en interne afin de ne pas faire de dépenses inutiles. N’oubliez pas que vous pouvez aussi avoir des sources de financement externes comme des partenaires ou des sponsors.
Lorsque vous avez une idée de vos dépenses, il faut intégrer la notion de gestion des risques financiers. L’identification des risques financiers sert à mettre en place des mesures d’atténuations appropriées (assurances, réserves budgétaires ou bien des négociations dans vos contrats avec vos prestataires).
La dernière étape lorsque le budget est prêt et débloqué, nous vous invitons à suivre et à ajuster vos dépenses réelles par rapport à celles prévues pour ajuster les dépenses et faire éventuellement des économies de dernière minute ou au moins d’éviter des dépassements budgétaires.
La communication pré, durant et post votre organisation
La communication d’un événement c’est : avant, pendant et après.
Communiquer suffisamment en amont de votre événement permettra de tenir informé l’ensemble de vos invités et d’obtenir la confirmation de leur présence.
Pour des événements professionnels, la communication interne est celle utilisée, bien qu’une communication externe peut être déployée pour appuyer l’impact.
En termes de communication interne, vous pouvez utiliser :
- votre réseau intranet ;
- Des cartes d’invitation ;
- Et l’ensemble de vos canaux internes.
Si vous souhaitez gagner en notoriété et faire briller votre image marque employeur, vous pouvez contacter des journalistes pour parler de votre événement. Publier sur vos réseaux professionnels les enjeux, les retombés, et les objectifs de l’événement.
Voilà ! Vous avez la recette parfaite pour réussir vos événements professionnels, qu’ils soient de petite ou grande ampleur !
Chez Destination Paris Bercy nous pouvons vous aider dans votre organisation. Nous vous proposons un service d’accompagnement gratuit pour trouver le lieu idéal pour votre événement parmi une dizaine établissements !
Pour plus d’informations : contact@destinationparisbercy.com / 06 58 57 96 83
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